Os negócios surgem de boas ideias, depois disso, é preciso avançar, materializar e, com esse intuito, a gestão de projetos pode auxiliar. Um dos principais benefícios de uma boa gestão de projetos é que confere à empresa vantagem competitiva.
Estar sempre pensando em viabilizar novidades tira a empresa da zona de conforto e a coloca no caminho das inovações, das constantes mudanças. A gestão de projetos é parte fundamental em uma empresa que deseja buscar melhores resultados, sejam operacionais ou financeiros.
O mundo dos negócios tem se tornado cada vez mais complexo e as exigências tendem a aumentar cada vez mais neste cenário. O gestor tem o grande desafio de melhorar o desempenho do seu negócio, fazê-lo avançar e alcançar os objetivos previamente traçados. Mas para que se alcance importantes resultados, é imprescindível a aplicação de técnicas, habilidades e conhecimento de maneira estratégica.
Com essa ferramenta é possível fazer o gerenciamento, coordenar e corrigir processos no negócio em cada etapa que o compõe. Até mesmo os riscos de fracasso passam por análise, dando ao negócio o pleno conhecimento sobre as suas fragilidades e potência. A consequência da boa gestão de projetos é a tomada de decisão muito mais assertiva com melhores resultados.
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Entenda o ciclo de vida de um projeto
Iniciação – Esse é o momento em que o gestor precisa coletar todas as informações importantes para começar o projeto. Nesse momento, é de suma importância entender as demandas do mercado, quais os prazos de entrega e quais os custos da execução desse projeto.
Planejamento – Esse projeto, depois de autorizado, começa a ser planejado. Esse é o momento da criação da Estrutura Analítica de Projetos (EAP), dos cronogramas de execução e entrega, é criado o gerenciamento de riscos e os documentos que serão usados durante o processo.
Execução e monitoramento – O projeto começa a ganhar corpo e todas as etapas previamente planejadas começam a ser colocadas em prática. Mas não é só isso, é preciso monitorar a gestão de projetos. A evolução e finalização de cada etapa, assim como possíveis intervenções no processo, precisam passar por avaliação.
Encerramento – Depois de terminado, o gestor precisa analisar todo o processo até o resultado final. Os aspectos positivos e negativos devem ser levados em conta, a ideia é evitar os mesmos erros em atividades futuras e procurar repetir as estratégias que geraram bons resultados.
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Inovando na Gestão de Projetos
A inovação em si é o que os negócios de sucesso buscam, trata-se de criar algo totalmente novo ou de acrescentar algo novo ao que já existe. A inovação apresenta como principal resultado, a mudança, seja na vida dos clientes, dos colaboradores do negócio e até mesmo da sociedade.
Quando se fala em inovação vem à mente grandes nomes de empresas, como: Uber, Nubank, Amazon, AirBnb, entre outras. Aliás, utilizando como exemplo a AirBnb, a empresa conseguiu inovar fazendo a ponte entre as pessoas que desejam se hospedar e aquelas que disponibilizam parte da casa ou a casa toda para aluguel.
A gestão de projetos é uma ferramenta essencial para o processo da inovação. Se um negócio identifica a necessidade dos clientes de mais praticidade e eficiência e uma equipe de criatividade e inovação consegue entregar a solução, é o momento de testar essa solução, e nesse momento surge a necessidade do gerenciamento de projeto.
O gestor de projeto é o profissional que trabalha controlando situações, que lida diretamente com prazos e processos. Mas também faz parte do profissional gestor em projetos a flexibilidade, criatividade e a compreensão de problemas, com foco em soluções.
Quando se fala na gestão inovadora de projetos, há algumas ferramentas que podem ser utilizadas. Dentre elas, estão: Microsoft Project (há mais tempo utilizada no processo da gestão de projetos) e, novidades, como é o caso do Trello. Outras ferramentas também costumam ser muito úteis no processo como é o caso da Asana e Basecamp, que ajudam a reunir e organizar todas as pessoas, etapas e tarefas no processo da gestão de projetos.
A abordagem do Design Thinking se assemelha muito à gestão de projetos, que para inovar se utiliza de frameworks que organizam as informações e implantam ações que passam por diferentes etapas.
Várias características do design thinking se encaixam à gestão de projetos, como a prototipagem, que consiste na concepção de vários protótipos antes da inovação. Em projetos essa também é uma prática por parte do gestor.
Outra característica do design thinking que também costuma estar voltada à gestão de projetos é o teste. O protótipo passa por testes para a validação. Na gestão de projetos, várias possibilidades são levantadas, para chegar o mais próximo possível ao produto final.
Entender também os conceitos do design thinking pode dar ao gestor de projetos uma maior capacidade de compreensão e resolução de problemas.
Dentre os principais benefícios da Gestão de Projetos, estão:
Eficiência na Tomada de Decisões
Ao conhecer profundamente todas as atividades e processos que as envolvem, o gestor se sente muito mais seguro nos momentos das tomadas de decisões.
Redução de riscos
Por também atuar na mensuração de possíveis riscos, a gestão de projetos é uma ferramenta importante que ajuda o negócio a se antever aos problemas e riscos que podem surgir.
Investimentos melhor aplicados
O que torna uma empresa de sucesso é a capacidade que ela encontra de investir recursos da melhor maneira possível, o que possibilita excelentes resultados.
