A gestão de processos basicamente é a administração do negócio com base no controle dos processos, passando por uma visão sistêmica da empresa. A finalidade da gestão de processos é buscar o equilíbrio de todas as áreas do negócio, aliás, só assim será possível conquistar os objetivos.
A gestão de processos também é conhecida por BPM (Business Process Management). Certa vez o consultor e professor americano, William Edwards Deming, afirmou que “não se gerencia o que não se mede, não se mede o que não se define, não se define o que não se entende e não há sucesso no que não se gerencia”. Não é possível alcançar resultados sem gestão e estratégias.
Cada processo em um negócio é gerenciado de maneira específica. Isso vai desde a entrada (insumo) até a saída (resultados). A finalidade da gestão de processos é conduzir as inúmeras funções na empresa, para que juntas e em sintonia, seja possível alcançar os objetivos estabelecidos.
Para que uma empresa venha a se destacar, não basta apenas que desenvolva um bom produto ou um serviço mais eficiente, o que é necessário para que os negócios ganhem espaço no mercado é que considerem a importância da visão integrada e, para isso, é tão importante a gestão de processos.
Principais benefícios da gestão de processos para o negócio:
- Ajuda o gestor a se concentrar integralmente no trabalho;
- Atua na implementação de uma sólida estratégia organizacional;
- Torna as atividades mais eficientes e flexíveis;
- Gestão facilitada através dos indicadores de desempenho (KPIs);
- Ajuda na aplicação de abordagens inovadoras;
- Cria um ambiente apropriado para a gestão do conhecimento organizacional e de competências.
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O que envolve a gestão de processos
Arquitetura de processos
Para uma gestão de processos eficiente é necessário que o negócio organize as suas atividades por meio da arquitetura de processos. Uma organização, como o próprio nome sugere, se refere a um conjunto de diferentes processos, que interagem entre si, resultando em valor para o cliente e em resultados para os stakeholders (todas as áreas envolvidas à empresa).
O ponto central na arquitetura de processos é a cadeia de valor, que se trata de um instrumento capaz de mostrar todos os processos em um negócio e como interagem entre si. Todas as funções desempenhadas por pessoas em um negócio possuem relação direta com a cadeia de valor.
Outro ponto que deve ser destacado na arquitetura de processos é a matriz de responsabilidades, que mostra qual o papel desempenhado por cada colaborador ou por cada área e processos na empresa.
Mapeamento de processos (fluxograma)
O mapeamento de processos funciona basicamente como um ‘norte’ para que o negócio consiga identificar a sequência lógica de todos os processos de trabalho e de todos os componentes que interagem no fluxo de trabalho.
Para o mapeamento de processos podem ser utilizadas diversas técnicas, tais como: oficinas, questionários, análise documental, tabela descritiva, fluxograma, dentre outras.
O fluxograma, por exemplo, pode ser compreendido como o próprio mapeamento de processos, já que a sua finalidade é estruturar, por meio de gráficos, todos os processos de trabalho em um negócio.
Padronização de processos
É responsável por garantir que o trabalho seja realizado da melhor maneira, permitindo a repetição de métodos que têm dado bons resultados, isso faz com que haja o aumento da qualidade nos produtos/serviços finais.
A finalidade da padronização também é a de que o negócio consiga compreender melhor os processos; de que ocorra menor índice de variação; ajuda no atendimento a regulações; permite que dentro do processo possam ser realizadas categorizações, que facilitam o dia a dia do negócio e, claro, a ideia é atrair melhores resultados.
Modelagem de processos
Originada da sigla em inglês (Business Process Modeling), a modelagem de processos possibilita uma diagramação lógica das atividades em um negócio, demonstrando como é o trabalho ou como deverá ser realizado.
Essa etapa é fundamental na gestão de processos já que costuma ser muito difícil concluir projetos sem ter à disposição uma representação gráfica.
Transformação de processos
Essa etapa permite as alterações nos processos a fim de encontrar uma melhor maneira de executar um trabalho. Há vários níveis que podem ser trabalhados na transformação de processos, como: melhoria de processos; redesenho de processos; reengenharia de processos e mudança de paradigma.
Controle de processos
Periodicamente os processos precisam passar por análise através de indicadores operacionais, o objetivo é manter o controle para garantir a ótima performance do negócio.
Se os indicadores não estiverem de acordo com as metas de desempenho que foram estipuladas, os processos precisarão passar por transformação, para que possam se adequar à realidade que se espera.
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Gestão de processos na mensuração de resultados
Seguindo uma linha lógica, o processo tem início (entrada), passa por diversas áreas necessárias e gera valor ao negócio.
A gestão de processos em si está baseada nos resultados, trata-se de uma ferramenta essencial porque torna a mensuração de resultados através dos indicadores-chave (KPIs), mais assertiva.
Como o que norteia a gestão de processos são os resultados, fica mais fácil para o negócio conseguir interpretar o que é mostrado pelos indicadores.
A essência da gestão de processos é rever, melhorar e padronizar os processos no negócio. É envolver a equipe (independentemente de hierarquia) e influenciar os colaboradores a um comprometimento com a qualidade.
