Assim que os resultados ficam aquém do esperado, as empresas iniciam a identificação de problemas para entender as causas e implementar melhorias. Logo, paulatinamente os processos ficam mais eficientes, e os negócios, mais rentáveis.
No entanto, em muitos casos, os porquês não se apresentam de forma clara, e precisamos de boas técnicas para encontrar pistas e deduzir o que não funciona. Você já parou para pensar nisso?
Para que você entenda a importância e consiga identificar problemas mais profundos do seu negócio, trouxemos uma lista de boas práticas a seguir. Continue a leitura e melhore os resultados da sua empresa!
Mapeie e padronize processos
Descreva quais são as etapas e atividades necessárias para que a empresa produza seus resultados. A seguir, observe as partes dos processos e verifique se elas atendem a padrões de eficiência. Por exemplo, a partir da chegada dos insumos, qual é o fluxo de trabalho até que os produtos estejam prontos?
Nessa descrição, é importante ficar atento à padronização. Os processos são criados para que os resultados sejam minimamente previsíveis, de modo que, se cada um fizer as coisas do jeito que quiser, dificilmente haverá eficiência.
Conte com ferramentas adequadas na empresa
Utilize a tecnologia para padronizar atividades e automatizar tarefas, eliminando a deficiência causada por controles manuais e analógicos. Além disso, escolha um software de gestão que apresente as informações críticas em um sistema de quadros de visualização (dashboards).
A ideia é realizar um controle rigoroso e adotar o conceito de gestão à vista. Essa metodologia exige que todos os elementos para tomar decisões sejam apresentados de forma intuitiva com recursos visuais, como gráficos em pizza, painéis, quadros comparativos etc. Logo, é mais fácil raciocinar sobre os problemas e localizar suas causas.
Priorize problemas com a matriz GUT
Foque nos problemas com maior impacto para o negócio, vença essa batalha e, só então, atue nas questões pontuais. Afinal, sem prioridades, as chances de nada ser feito são gigantescas.
Uma ferramenta útil para entender o que deve tomar à frente é a matriz GUT. Com ela, os problemas são classificados segundo o potencial de dano, o momento de ocorrência do prejuízo e a evolução do problema com o passar do tempo. Respectivamente, utilizam-se os seguintes atributos:
Gravidade
- não é grave;
- é pouco grave;
- é grave;
- é muito grave;
- é extremamente grave.
Urgência
- pode ser adiado;
- é pouco urgente;
- é urgente;
- é muito urgente;
- exige ação imediata.
Tendência
- não sofrerá alterações;
- piorará no longo prazo;
- piorará no médio prazo;
- piorará no curto prazo;
- piorará a cada dia, minuto ou segundo.
A ferramenta cria uma verdadeira pauta de discussão para as reuniões de identificação de problemas, evitando que se perca tempo em assuntos paralelos.
Aplique técnicas de design thinking
Procure coletivamente por soluções centradas nas partes interessadas: clientes, colaboradores, fornecedores, parceiros e afins. Para isso, utilize o design thinking, metodologia que se baseia nos processos utilizados por designs para resolver problemas e inovar em empresas.
Nesse sentido, embora não haja um procedimento uniforme, passos seguros para resolver os problemas são os seguintes:
Imersão
Colete informações sobre o problema e o contexto em que ele ocorre, focando nos feedbacks e características dos destinatários da solução. Em casos que envolvam consumidores, procure humanizar a perspectiva da empresa, criando personas com sentimentos, desejos e expectativas.
Ideação
Reúna equipes e, em alguns casos, os próprios destinatários para identificação do problema e propositura de soluções. Aqui, as técnicas brainstormings podem facilitar o trabalho e gerar boas respostas.
Prototipação
Crie uma versão simplificada com as características essenciais da solução. Isso vale tanto para produtos e serviços como para mudanças em processos, porque é possível aplicar esses últimos em partes controladas do negócio para ver os resultados.
Teste
Utilize os testes para escolher entre vários protótipos e verificar a viabilidade das ideias apresentadas.
Iteração
Verifique o que funciona e o que não funciona, criando diversos ciclos em que são efetuadas correções para aprimorar continuamente as soluções apresentadas.
Com esses passos e seguindo as dicas já apresentadas, você estará mais capacitado para realizar a identificação de problemas e encontrar soluções com impacto positivo sobre o negócio.
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