O Tribunal da justiça da Bahia (TJBA), por meio do Escritório Departamental de Projetos e Processos (EDEP) da Secretaria de Tecnologia da Informação e Modernização (SETIM), foi vencedor na categoria PMO (Escritório de Projetos), no prêmio Melhores do Ano, edição 2023 do PMI Bahia.
O objetivo da premiação é o reconhecimento da excelência, inovação no desenvolvimento e amadurecimento dos escritórios de projetos do Estado.
A Plano teve participação nesta premiação, por meio da atuação de seus profissionais junto à equipe do TJBA, o que gera reflexões importantes em torno da maturidade do Escritório de Gerenciamento de Projetos (EGP) e dos principais desafios para o alcance deste objetivo.
O que levou à premiação do TJBA no Melhores do Ano do PMI Bahia
Junto à equipe da EDEP SETIM do TJBA, houve sinergia de habilidades e aprendizados que levaram ao reconhecimento do TJBA no PMI Bahia, concorrendo junto a competidores de peso.
Nesta jornada, destacam-se:
PMO Value Ring para a geração de valor aos clientes
Adilson Pize, Diretor de Operações na Plano, à frente do time de consultores da Plano, no atendimento ao case TJBA, explica que um dos aspectos que contribuiu para os resultados alcançados no escritório de projetos do TJBA foi a metodologia Value Ring, focada na entrega de benefícios e valor aos clientes do PMO.
Como principais dificuldades do EGP, o especialista destaca:
- Falta de capacidade de pessoal para o gerenciamento do crescente número de projetos sob mandato do escritório de projetos;
- Dificuldade em compreender as necessidades, expectativas, o que é valorizado pelos clientes do escritório de projetos e o nível de satisfação deles.
“O PMO é um prestador de serviços, então, a partir da compreensão do que é valor para os seus clientes, e de uma base de conhecimento alimentada por profissionais de todo o mundo, o PMO Value Ring permite a definição de quais serviços devem ser prestados para gerar o valor esperado”, acrescenta.
Fatores fundamentais para a conquista da premiação
Charlimar Rabelo, consultora especialista em Processos na Plano, teve participação quanto à análise das metas desejadas pelo TJBA no diagnóstico de análise do PMO Value Ring e mapeamento de processos AS IS/TO BE, indicadores, manuais de processos, entre outras ações e destaca o que levou o TJBA ao prêmio Melhores do Ano:
“Dentre os fatores imprescindíveis para o sucesso e premiação do Escritório de Gerenciamento de Projetos, destaco: liderança eficaz, engajamento, foco em resultados, adaptação às mudanças e equipe especializada”, comenta a especialista.
Já Adilson destaca alguns aspectos fundamentais para a conquista do prêmio:
- Aumento da capacidade, qualidade e atenção no atendimento de projetos pelo escritório de projetos;
- Melhor entendimento e revitalização dos serviços já prestados e lançamento de novos serviços pelo escritório de projetos;
- Melhor comunicação e aumento da visibilidade dos trabalhos realizados e resultados obtidos pelo e através do escritório de projetos;
- Maior proximidade e escuta ativa do escritório de projetos junto aos seus clientes;
- Entre outros.
Comprometimento por parte da equipe e parceiros
Nildete Gavazza, coordenadora de projetos no EDEP SETIM, que recebeu o prêmio “Melhor Gestor de PMO” em nome do EGP do TJBA, destaca o comprometimento da equipe e do secretário da atual gestão do tribunal como o diferencial para a conquista do prêmio.
Além disso, a coordenadora enfatiza a atuação da Plano como incentivo para a inscrição do PMO no PMI Bahia, para que em um curto espaço de tempo o TJBA conquistasse importantes resultados em seu operacional, como:
- Diagnóstico dos melhores serviços a serem realizados com foco em quais benefícios trariam;
- Carteira de 55 projetos gerenciados simultaneamente;
- Mais de 100 processos realizados neste ano, resultado do design de todos os processos na cadeia de valor;
Entre outros.
“Estamos trabalhando para a implantação da metodologia de portfólio e da metodologia de programa para que possamos ter um melhor direcionamento quanto à priorização de projetos”, destaca Nildete sobre os principais desafios futuros do EGP.
O que esperar do EGP do TJBA nos próximos anos?
Adilson destaca que apesar do grande feito por meio da conquista da premiação, há muito trabalho pela frente para que o escritório de projetos se mantenha relevante, como o monitoramento de novos indicadores de desempenho apoiando a tomada de ações corretivas e preventivas.
“Além disso, é necessário manter a proximidade e a escuta ativa junto aos clientes, com a avaliação contínua sobre sua satisfação e evolução da sua percepção de valor”, acrescenta.
Já Nildete revela suas expectativas quanto ao prêmio PMO do Ano em nível nacional que ocorrerá em 2024:
“Estamos ansiosos e trabalhando muito para isso. Acredito que será uma importante troca para a comunidade de projetos, conhecendo realidades diferentes”, conclui.
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